Simplifiez vos projets, optimisez votre temps

Si je disposais de six heures pour abattre un arbre, je consacrerais les quatre premières heures à aiguiser ma hache - Abraham Lincoln

J'aime cette citation d'Abraham Lincoln que mon partenaire me rappelle souvent car elle rappelle l'importance de la préparation et de la planification.

Dans le but de maximiser son temps et simplifier ses projets, il est primordial de se préparer et de planifier les grandes lignes. Ainsi, si la tâche à accomplir est de couper un arbre, alors vous aurez besoin d'avoir une hache bien aiguisée.

De même, si vous voulez maximiser votre temps, vous devez apprendre à simplifier votre projet. C'est exactement ce qu'il se passe en planifiant davantage. Je ne vous dis rien que vous ne savez pas déjà. Cependant, de nombreuses personnes recherchent des conseils et autres tactiques sur la façon de simplifier leurs projets afin de maximiser leur temps.

Nous avons tous ressenti, à un moment ou à un autre, que nous avions un projet si massif que nous ne savons pas vraiment par où commencer. Tout ce que nous voulons faire est de simplifier le projet pour être en mesure de travailler aussi efficacement que possible et de maximiser notre temps.

Comment simplifier votre projet

Simplifier votre projet réside à enchainer une série d'étapes qui vous aideront à mettre en place un plan pour éviter - autant que possible - les catastrophes et, ainsi, travailler plus efficacement.
Prêt à maximiser votre temps ? Jetons un coup d'oeil à chacune de ces étapes :

Définissez votre projet

Il s'agit de la partie la plus importante et il est facile de s'y attaquer en décomposant tous vos projets en trois questions:

1. Quel est le projet ?
2. Pourquoi le faites-vous ?
3. Quel est votre objectif final ?

Avoir une compréhension globale du projet lui-même ainsi que son objectif final à l'esprit est important. Si vous n'avez pas un objectif clair, comment allez-vous recueillir des données mesurables du projet ? Sans données mesurables, vous ne saurez jamais si ce que vous faites en vaut la peine ou pas (que ce soit sur le retour sur investissement ou autre).

Découpez votre projet en morceaux

Regardez votre projet comme un puzzle divisé en plusieurs pièces pouvant être assemblées par étapes progressives. D’abord, vous allez trier les pièces à bords droits. Parallèlement, vous pouvez faire un tri de couleur... Ensuite, vous pouvez commencer à assembler le contour. Ce dernier fixera, au départ, la surface à travailler.
Aucun projet - puzzle ou autre - ne peut se faire efficacement si vous essayez de vous attaquer à plusieurs étapes à la fois.

Simplifiez vos projets

Découper votre projet en plusieurs morceaux vous permet d'envisager les étapes progressives plutôt qu'une masse - à priori - insurmontable dans son ensemble.
Cela enlève le côté insurmontable et vous aide à réaliser que les petits morceaux sont beaucoup plus facile à gérer quand vous les abordez individuellement.

Identifiez les dépendances

Identifier les dépendances vous empêche d'être à mi-chemin d'une tâche et réaliser que vous étiez censé avoir certaines informations.

Fixez vous des délais

Définissez, pour chacune de vos étapes, un calendrier d'exécution ainsi que différents points de contrôle tout au long du processus.
Si vous n'êtes pas sûr du temps nécessaire pour une tâche spécifique, prévoyez une fourchette raisonnable. Cette 'fourchette' ne devrait pas excéder quelques jours ou une semaine tout au plus.

Mesurez vos progrès

Mesurer votre progression à chaque étape de votre projet permet de garder tout le monde sur la même page. Si vous travaillez avec une équipe, il peut s'agir de code couleur (en attente, en cours ou terminée), ou un pourcentage de complétion.

Un outil de gestion de projet en ligne peut vous être utile, nous y reviendrons dans un instant.

Demandez de l'aide

Si vous rencontrez une tâche qui nécessite une expertise que vous n'avez pas, demandez de l'aide. Selon le projet, il existe plusieurs ressources en ligne qui peuvent vous aider à trouver des assistants virtuels ou d'autres experts pouvant vous aider à distance.

Ainsi, si vous êtes à la recherche de quelqu'un pour découper une maquette, détourer une image, traduire une ressource... vous pouvez essayer Fiverr, le principe du site est d'acheter des services pour 5 dollars US. Il regorge de bon plan. La qualité peut varier en fonction du sérieux et du standard de la personne avec qui vous travaillez mais j'ai pu trouver d'excellents ressources.

oDesk s'avère également être une excellente ressource où vous pouvez trouver quelques experts pour vous aider à certaines étapes de votre projet. Internet nous offre des ressources illimitées - utilisez-les !

Comment garder une trace de tout cela ?

Il y a de nombreuses options pour cela. De la simple feuille de calcul Excel où vous pouvez mettre en place les différents morceaux de votre projet avec leurs dépendances, leurs deadlines, leurs statuts... à des options en ligne comme Trello etc...

Certains projets peuvent être conséquents. Mais quand vous prenez le temps de définir votre projet, votre objectif final, que vous le découpez en plusieurs étapes plutôt que d'essayer de vous y attaquer de front, que vous demandez de l'aide au lieu de perdre du temps sur quelque chose que vous ne savez pas faire, alors ces projets deviendront beaucoup plus facile à gérer et vous optimiserez votre temps.