Productivité : Quelques conseils pour organiser une réunion efficace

Nous avons tous vécu des réunions interminables ou l’on a eu l’impression que rien d’important ne se disait, les vrais problèmes n’étaient pas posés, les échanges tournaient en rond voire à la conversation de salon.

Alors pour être efficace dans cet exercice managérial classique, voici les principaux points qui peuvent faire rater une réunion

• Un sujet mal adapté aux participants présents

Personne ne peut-être intéressé par un sujet qui ne le concerne pas. Choisissez vos participants soigneusement car le temps est compté pour tout le monde. Adaptez votre sujet à leurs préoccupations.

• Les objectifs ne sont pas clairement définis

Votre réunion doit être préparée d'avance et bien sûr  avoir un objectif en ligne de mire  Il y a donc un point de départ : la situation à régler et un but  que l’on veut atteindre qui doit être clair, atteignable, mesurable, échéancé dans le temps dont une partie va dépendre de vous et une partie qui va échoir aux autres parties prenantes.

• Un animateur pa s ou peu compétent

Conduire une réunion s'apprend. Faire travailler un groupe de personnes est une tâche difficile. Si vous ne vous êtes pas encore formé à cet exercice, songez à  le faire et en attendant, vous pouvez progresser simplement en achetant un ouvrage sur el sujet.

• Des problèmes de personnalités

Ils peuvent faire dévier la réunion de son objectif initial et dominer complètement le débat. Cette situation nécessite un "leader" énergique qui sait garder le "contrôle" du groupe, sinon la réunion va immanquablement à l'échec.

• Un participant qui domine la réunion

Il occupe tellement le devant de la scène que plus personne n'ose s'exprimer, les participants se désintéressent de ce qui se passe et se sentent abusés.

• Un nombre de participants inadapté

Un groupe de travail doit comporter entre 7 et 12 personnes. S'il y en a plus, trop d'idées sont mises en circulation. S'il y en a moins, pas assez d'idées sont émises pour rendre la réunion riche.

• Ne pas rappeler aux participants à quelles conclusions on est arrivé à la dernière réunion

Avant de demander une nouvelle réunion, rappelez les points essentiels de la dernière. Le participant perd le fil d'une réunion à l'autre. Repartez tous du bon et du même pied !

• On ne tient pas compte des décisions prises ou des solutions apportées en commun, au cours d'une réunion

Rien de tel pour décourager les participants. Cela va 1 fois mais pas 2 !

Animer une réunion ne s’improvise pas. Vous pouvez déjà avec ces quelques éléments progresser d’un tout petit pas et si vous pensez à analyser à la fin de votre réunion ce qui a bien marché et ce qui mérite d’être travaillé par vous pour la prochaine occasion, alors nul : vous êtes sur la bonne voie !.