Solutions d’automatisation pour les TPE/PME

L'automatisation n'a rien de nouveau, avec le premier robot inventé il y a plus de 100 ans (attribué à Leonardo Torres Quevedo pour avoir inventé une machine pour jouer aux échecs), et les entreprises adoptent pour la première fois l'utilisation de robots dans leurs processus physiques. L'automatisation des processus métier ou des tâches administratives est cependant un concept relativement récent.

Avec tous les différents types d'outils d'automatisation disponibles, vous vous demandez peut-être par où commencer. En tant que consultants en automatisation des processus métier, nous aidons généralement les petites et moyennes entreprises, nous sommes donc experts dans les outils destinés à ce marché. Dans cet article, nous passons en revue les options et à qui elles pourraient convenir, pour vous faire gagner du temps lorsque vous vous lancez dans votre propre parcours d'automatisation.

Quels sont les différents types d'outils d'automatisation disponibles ?

Il existe différents types d'outils d'automatisation disponibles, certains destinés aux grandes organisations et d'autres aux petites et moyennes entreprises.

Le premier type d'outils d'automatisation d'entreprise sont des produits spécialisés visant à automatiser une fonction particulière, tels que les packages d'automatisation des tests logiciels. Avec ceux-ci, vous avez besoin de compétences de développeur pour les programmer afin qu'ils exécutent automatiquement la logique pour tester les chemins à travers les applications logicielles.

Le deuxième groupe comprend les outils d'Automatisation robotisée des processus, ou RPA en abrégé. Ceux-ci sont utilisés pour créer des scripts ou des blocs de code pour imiter les tâches qu'un humain ferait habituellement.

Et enfin, il existe des outils d'automatisation des processus métier, ou BPA en abrégé, sur lesquels nous nous concentrons ici chez SE INSIGHTS. Celles-ci visent à optimiser des processus entiers ainsi qu'à les automatiser.

Qu'est-ce que l'automatisation robotisée des processus (RPA) ?

Le RPA (Robotic Process Automation) utilise un bot pour automatiser des tâches individuelles, souvent des tâches à volume élevé, qui prennent du temps pour un humain. La RPA est une approche tactique pour accélérer un processus unique et divers outils sont disponibles pour ce faire.

Des exemples d'outils RPA sont UI Path , Blue Prism , Automation Anywhere , Celonis et Robocorp . Microsoft Power Automate dispose également d'une fonctionnalité RPA pour lier des applications de bureau qui n'ont pas d'API, où vous pouvez configurer des bots pour interagir avec votre interface utilisateur.

Les outils RPA jouent un rôle important dans les opérations informatiques et les fonctions de sécurité des données, ainsi que dans la saisie et l'extraction de données. Les systèmes hérités peuvent également être automatisés à l'aide de Robotic Process Automation, tout comme les migrations de données et les connexions aux systèmes de grattage d'écran et d'OCR.

Les outils RPA ont tendance à nécessiter des compétences en programmation ou techniques, bien que certains soient considérés comme des solutions low-code ou no-code. Dans la plupart des cas, la RPA est utilisée par des organisations de taille moyenne à grande, mais pas exclusivement.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus métier ?

L'automatisation des processus métier est l'endroit où des processus entiers sont analysés, optimisés et automatisés. BPA consiste à utiliser la technologie pour améliorer notre façon de travailler en effectuant automatiquement des tâches répétitives qui nécessiteraient généralement une intervention humaine.

Des exemples d'outils BPA incluent Zapier, Make (anciennement Integromat), IFTTT (If This Then That) et Pipefy . Microsoft Power Automate appartient à cette catégorie et couvre également l'automatisation des processus numériques (DPA) ainsi que la RPA.

Quels outils d'automatisation conviennent à une petite/moyenne entreprise ?

Étant donné que l'automatisation des processus métier adopte une approche holistique pour examiner l'ensemble de l'entreprise et améliorer chaque processus à tour de rôle, cela est susceptible d'avoir le plus grand impact sur une petite ou moyenne entreprise. La RPA conviendrait aux grandes organisations, qui comprendraient probablement une équipe de développement et des ressources financières plus importantes pour mettre en œuvre des automatisations sur mesure.

Certaines de vos applications professionnelles peuvent inclure des intégrations intégrées que vous pouvez utiliser pour automatiser certaines parties de vos processus. Xero, l'application de comptabilité, en est un exemple, et la plateforme de messagerie Mailchimp en est un autre. L'utilisation d'intégrations "natives" est un excellent moyen de démarrer avec l'automatisation, car vous vous concentrerez sur les tâches liées à cette application particulière.

Le plus grand changeur de jeu, cependant, est l'adoption d'un outil qui connecte de nombreuses applications différentes. Ces outils vous donnent la liberté de rationaliser davantage vos processus, offrant le plus d'avantages.

Lors du choix de l'outil d'automatisation des processus métier à adopter, une considération pour les petites entreprises est l'ensemble des compétences du personnel et si une solution low-code ou no-code serait la plus appropriée. La plupart des organisations de cette taille fonctionnent sans équipe de développeurs et leur personnel opérationnel peut ne pas posséder de compétences techniques. Dans ce cas, des outils sans code comme Zapier seraient plus appropriés car aucune compétence en programmation n'est requise, juste une connaissance des processus et comment/quand/où les différentes tâches sont effectuées.

Lors du choix d'un outil BPA sans code, il est essentiel de vérifier quelles applications logicielles il peut connecter. Pour comparer quelques-uns des outils mentionnés ci-dessus, IFTTT connecte plus de 700 applications alors que Zapier en connecte plus de 5000 ! C'est l'une des raisons pour lesquelles Zapier est une des plateformes BPA les plus utilisées.

Nous recommandons toujours d'analyser vos processus existants avant d'envisager l'automatisation, et une partie de ce travail consiste à examiner vos applications logicielles. Certains peuvent ne pas être adaptés à l'automatisation, vous pouvez donc envisager de les remplacer par d'autres, s'ils offrent plus d'avantages à long terme. Une fois que vous avez une liste des applications de votre entreprise, vous devez choisir un outil qui en connecte autant que possible.

Le coût est un facteur lors du choix d'un logiciel, et la plupart des outils BPA répertoriés ci-dessus incluent un plan gratuit. Microsoft Power Automate ne le fait pas et les plans commencent à 15 $ par utilisateur et par mois. Avoir un plan gratuit est vraiment utile car cela signifie que vous pouvez commencer et essayer des automatisations dans votre entreprise sans que cela vous coûte un bras et une jambe. Ensuite, une fois que vous avez configuré quelques flux de travail et compris à quel point cela sera précieux pour votre entreprise, vous pouvez envisager une mise à niveau pour plus de fonctionnalités. Les outils RPA ont tendance à être beaucoup plus chers et donc inabordables pour toutes les organisations sauf les grandes, ce qui fait du BPA un meilleur choix pour la plupart des petites et moyennes entreprises.

Quels sont les avantages de l'automatisation pour une petite/moyenne entreprise ?

Pour une petite ou moyenne entreprise, les outils d'automatisation des processus métier offrent des avantages significatifs, notamment :

• Productivité accrue.
• Gain de temps.
• Coûts réduits.
• Éliminer l'erreur humaine.
• Des bénéfices plus importants.
• Meilleure satisfaction au travail pour le personnel.

Le BPA vous permettra également de vous développer plus rapidement, car il est beaucoup plus facile de faire évoluer une petite entreprise lorsque vous avez automatisé vos tâches manuelles, car vous n'aurez pas besoin d'embaucher du personnel supplémentaire pour en faire plus.

L'automatisation vous aide également à fournir un meilleur service client. Vous pouvez vous assurer que les réponses sont envoyées aux demandes de renseignements, quelle que soit l'heure de la journée, et que les séquences d'e-mails sont toujours envoyées dans les délais. La rétention du personnel est également meilleure, car les employés peuvent se concentrer sur les aspects amusants de leur travail plutôt que sur les tâches banales. Ils se sentiront plus valorisés lorsque vous travaillerez avec eux pour automatiser les processus ennuyeux, et si vous investissez dans une formation à l'automatisation, ils se sentiront habilités à mettre en œuvre des solutions dans toute l'entreprise. Nous vous recommandons vivement de nommer un « champion de l'automatisation », qui est un membre du personnel chargé d'identifier les opportunités d'automatisation et de travailler avec d'autres pour les concrétiser.

Chez SE INSIGHTS, la plupart de nos clients sont des petites et moyennes entreprises. Nous utilisons donc des outils d'automatisation des processus métier pour rationaliser leurs flux de travail. Nous recommandons et mettons en œuvre des intégrations natives ainsi que l'utilisation de Make pour connecter les applications des clients. 

SE INSIGHTS est un cabinet de conseil en processus et automatisation spécialisé dans l'amélioration des flux de travail des ventes, des opérations et de l'administration financière. Nous vous aidons à simplifier et à rationaliser les processus existants, à intégrer vos outils métier pour rendre le transfert de données plus efficace et à automatiser les tâches manuelles pour augmenter la productivité. Nous sommes des experts Make. 

Contactez-nous  dès aujourd'hui pour discuter de la manière dont SE INSIGHTS peut vous aider à simplifier, améliorer et automatiser tous les aspects de votre entreprise avec Zapier ou Make pour vous faire gagner du temps, réduire vos coûts et rester agile au fur et à mesure de votre croissance.