7 idées d’automatisation pour gagner du temps (et de l’argent)

Lorsque vous gérez une entreprise, vous vous rendez très vite compte d'une réalité simple : vous n'avez pas assez de temps ou de ressources pour faire tout ce dont vous avez besoin de (ou voulez) faire. Vous perdez des heures par semaine sur des tâches administratives répétitives et de faible valeur, ce qui pourrait faire perdre à votre entreprise des milliers d'euros chaque année.

Cette situation vous parle ?

Heureusement, l'ère numérique a introduit d'innombrables solutions d'automatisation qui peuvent vous faire gagner du temps et, inévitablement de l'argent. 

Qu'est-ce que l'automatisation ?

En termes simples, l'automatisation (marketing, commerciale ou autre) est l'utilisation de la technologie pour réduire la quantité de travail manuel impliquée dans des processus répétitifs et essentiels. Cela peut aider à maximiser la productivité, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Bien que les affaires ne puissent jamais être entièrement menées sans cette touche humaine, si vous pouvez retirer certaines des tâches répétitives de votre emploi du temps ou de celui de vos équipes, vous serez en mesure de consacrer plus de temps aux éléments de votre entreprise qu'aucun automatisme ne peut faire.. 

Les outils d'automatisation vous permettent de surveiller les données, d'identifier les goulots d'étranglement, les inefficacités ou les processus redondants et d'apporter des corrections, ce qui réduit les coûts d'exploitation globaux. L'automatisation de certaines tâches signifie simplement que vous pouvez en faire plus avec moins d'heures de travail.

Quels domaines peuvent bénéficier de l'automatisation ?

Presque tous les niveaux et départements - de la gestion des employés aux ventes, en passant par le service client et la comptabilité - bénéficieraient d'une certaine dose automatisation.

Si vous prenez des commandes ou traitez avec des fournisseurs, laissez les services d'automatisation de l'entreprise gérer les tâches répétitives impliquées. Si vous planifiez beaucoup de rendez-vous, il est probablement plus rentable de mettre en œuvre un outil de planification plutôt que d'embaucher un assistant pour gérer votre emploi du temps. 

Et même au niveau de la paie, qui peut sembler ne pas demander beaucoup temps à première vue, peut être retirée de vos mains par un outil de gestion de la paie et vous faire gagner plus de temps pour des tâches moins ennuyeuses (si - comme mois - cette partie ne vous passionne pas vraiment).

Si tous les départements d'une entreprise hypothétique pourraient bénéficier d'outils d'automatisation, toutes les entreprises ne sont pas identiques. C'est pourquoi, lorsque vous choisissez des solutions technologiques pour votre entreprise, vous devez décider quelles automatisations vous offriront le meilleur retour sur investissement.

Comment déterminer ce qu'il faut automatiser dans votre entreprise

Il existe de nombreux outils disponibles sur le marché, il est donc probable que si vous avez besoin d'automatiser quelque chose, il existe un produit qui vous conviendra. Mais cela ne signifie pas que chaque outil est fait pour vous. 

Pour commencer, recherchez les flux de travail existants dans votre entreprise qui sont :

• Très répétitifs et ne nécessitent pas beaucoup d'évaluation critique ou de créativité pour terminer. Des éléments tels que l'envoi, l'expédition, les paiements, les rappels et l'envoi de formulaires d'admission constitueraient tous de grandes tâches d'automatisation.
• Saisie des données. Si votre équipe transfère beaucoup d'informations à partir du papier vers une feuille de calcul ou un système, il existe probablement un outil de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui peut effectuer cette tâche laborieuse à votre place.
• Des choses ouvertes à l'erreur humaine. Votre processus de travail implique-t-il une analyse des nombres ? Transférer des données d'un endroit à un autre ? Tout processus susceptible de mettre en danger la confidentialité ou la sécurité de vos clients pourrait être un excellent candidat pour les outils d'automatisation. Les flux de travail automatisés améliorent l'efficacité et réduisent les erreurs humaines.
• Le retour sur investissement: celui-ci est simple: combien économiserez-vous en automatisant le flux de travail en question, en chiffres tels que les heures de travail des employés ou le coût d'opportunité ? Ce nombre dépasse-t-il le coût de l'outil d'automatisation ? Si tel est le cas, il y a de bonnes chances que l'automatisation de cette tâche en vaille la peine.

Et en cas de doute, demandez à votre équipe ! Elle aura probablement une bonne idée des types d'activités que vous devriez automatiser.

Implémenter l'automatisation dans votre entreprise

Soyons clair sur ce point. Le simple fait d'acheter un abonnement ou de télécharger une application ne résoudra pas le problème en ce qui concerne le processus d'automatisation de votre entreprise. 

Si vous souhaitez obtenir des résultats optimaux de votre campagne d'automatisation, vous devez disposer de la capacité d'intégrer efficacement l'outil dans le processus de votre organisation. 

Cela signifie essentiellement former les équipes aux nouvelles procédures. De plus, vous devrez interpréter les données issues de l'utilisation de ces outils d'automatisation si vous souhaitez qu'ils vous aident à prendre des décisions de planification d'entreprise pour l'avenir.

7 choses que vous pouvez automatiser pour gagner du temps et de l'argent 

Il existe aujourd'hui de nombreux outils d'automatisation qui peuvent vous aider à simplifier les flux de travail de votre entreprise. Jetons un coup d'œil à quelques-uns des domaines les plus populaires dans lesquels les organisations bénéficient de services d'automatisation d'entreprise.

Communication et gestion des tâches

L'un des moyens les plus simples d'automatiser votre entreprise est de mettre votre équipe sur la même longueur d'onde. En utilisant des outils de gestion des tâches comme Asana , Trello ou Todoist , vous pouvez facilement attribuer des tâches et suivre les progrès de votre personnel. 

Plus besoin de se demander ce qui se passe avec un projet ou un effort; vérifiez simplement la tâche partagée pour les mises à jour d'état en temps réel ou les commentaires des membres de l'équipe. Et ces outils enverront automatiquement des messages de rappel et des notifications aux membres de l'équipe affectés à un projet, ce qui signifie qu'aucune tâche ne passera entre les mailles du filet.

E-mail

Il peut s'avérer un peu fastidieux, sans parler du temps, d'envoyer des e-mails individuels aux clients chaque fois que vous avez besoin de les contacter.  

Grâce à l'automatisation, vous pouvez facilement compiler les informations de vos contacts dans une feuille de calcul par prénom et nom et toute autre information pertinente, puis télécharger ces données dans le logiciel de messagerie de votre choix et laisser vos modèles de campagne de messagerie faire le travail à votre place en envoyant e-mails en masse. 

Les outils d'automatisation tels que Mailchimp , OptinMonster et Convertkit vous permettent de planifier des campagnes d'e-mail de masse et de segmenter votre messagerie en fonction de différentes caractéristiques d'audience. Vous pouvez également créer des formulaires d'inscription à la newsletter pour créer votre liste de diffusion, ce qui est idéal pour la génération de prospects.

Comptabilité

L'utilisation d'un logiciel d'automatisation commerciale pour suivre les paiements et gérer votre facturation peut être un excellent moyen à la fois de réduire les erreurs des utilisateurs et d'intégrer des rapports en temps réel dans votre flux de travail. Cela signifie que votre équipe financière peut détecter et résoudre tous les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent de gros problèmes.

Des outils logiciels tels que Intuit QuickBooks , FreshBooks et Xero peuvent automatiser vos tâches comptables, non seulement en économisant du temps et de la main-d'œuvre à votre service financier, mais également en réduisant les risques. 

Meetings

Les systèmes de gestion de réunion ( ou plates-formes d'automatisation de réunion (MAP)) peuvent vous aider à rationaliser votre planification et votre intégration numérique. Les MAP vous permettent de supprimer le travail manuel de la planification, ce qui optimise le temps passé à planifier votre journée. 

Des outils comme Calendly et Acuity peuvent vous aider à éviter de perdre du temps à faire des allers-retours avec des clients ou des collègues à la recherche d'un moment optimal pour se rencontrer. 

Gestion des clients

Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) comme Hubspot ou MailChimp simplifient la conservation de toutes les données client de votre organisation en un seul endroit. Il peut fournir des analyses en temps réel sur l'état de chaque relation client et vous aide à offrir une meilleure expérience client de bout en bout. 

Votre direction peut également décider qui au sein de votre entreprise a accès à ces données sensibles, contribuant ainsi à protéger les informations client contre les acteurs malveillants et les risques de sécurité.

Embauche / Données sur les employés

Le processus d'embauche et d'intégration peut être long et fastidieux. Pourquoi ne pas laisser l'automatisation prendre en charge une partie du travail?

De nombreux sites d' emploi en ligne comme Ziprecruiter ont des outils automatisés qui filtrent les candidats qui ne correspondent pas avant même que leur CV n'atteigne votre bureau. Ils peuvent consulter les curriculum vitae et les lettres de motivation pour voir quels candidats correspondent aux qualifications de votre poste. 

Et un logiciel automatisé de vérification des antécédents comme GoodHire peut éliminer le besoin d'envoyer des demandes de vérification des antécédents individuelles pour les candidats que vous envisagez. Il existe certainement des solutions plus adaptées au marché francophones.

Service client

De nombreux clients vous contactent - que ce soit par appel vocal, messagerie sociale, chat en direct ou e-mail - en posant les mêmes questions de base. Un système de réponse automatique comme Freshdesk ou Zendesk donnera aux clients les réponses faciles à trouver qu'ils recherchent, ou dirigera leurs messages vers le membre du personnel ou le service approprié pour un traitement ultérieur.

Éviter de transmettre les communications avec les clients d'un service à l'autre réduira la frustration des clients et réduira le temps perdu parmi votre personnel, vous faisant gagner du temps et augmentant la satisfaction de la clientèle.

L'automatisation commerciale: cruciale et pas aussi délicate que cela puisse paraître

Le processus d'automatisation de l'entreprise ne se résume pas à la simple transition du papier et des PDF. Les outils et logiciels numériques que vous implémentez vous aideront à optimiser les flux de travail de votre entreprise et à réduire le temps perdu et les ressources de votre personnel. 

Les outils d'automatisation peuvent également minimiser les erreurs humaines et intégrer les données entre les plates-formes, vous offrant ainsi de meilleurs rapports et analyses de données pour amener votre entreprise vers de nouveaux sommets. Que vous choisissiez des plates-formes individuelles pour répondre à vos besoins ou que vous utilisiez un intégrateur comme Zapier ou Integromat , l'objectif doit être d'économiser autant de temps et d'argent que possible dans votre entreprise.