Quand faire ou ne pas faire une réunion ?

J’ai rencontré ces derniers temps, bon nombre de personnes qui déplorent les pertes de temps en réunion et affirment qu’elles constituent un des pires mangeurs de temps. Et …. Il existe également des réunions productives, profitez-en… Les motifs les plus souvent évoqués chez les personnes qui se  plaignent  du  manque d’efficacité des réunions sont les suivants :

• absence ou ambiguïté des objectifs
• absence d’ordre du jour
• absence de personnes pourtant essentielles aux discussions  et à la prise de décision
• manque de préparation de la réunion
• manque de préparation des participants
• retards en début ou en fin de réunion
• absence de prise de décision en séance
• absence de plan d’actions à l’issu de l’éventuelle prise de décision
• manque de suivi….

Quelle est la bonne démarche ?

Ainsi, les réunions ne devraient pas uniquement servir à donner de l’information, il existe bien d’autres moyens pour le faire : note de service, courrier électronique, conférence téléphonique, site intranet etc.
Par contre, les réunions sont utiles et nécessaires parce que les échanges entre les personnes  permettent de faire avancer un dossier, un projet ou encore quand l’adhésion d’un groupe s’avère nécessaire afin de mettre en place des changements, de nouvelles pratiques, et surtout analyser et décider ensemble !

Efficience en groupe = préparation

Si la planification et l’organisation constituent des compétences clés pour ce qui à trait à la gestion de son temps en tant que personne, leur importance est encore plus déterminante en groupe, puisque c’est le temps de plus d’une personne qui est en jeu… Ainsi :

• déterminez qui sont les participants utiles pour chacun des points de la réunion et invitez-les seulement lorsqu’ils sont concernés…
• donner les règles de fonctionnement de la réunion à l’ouverture de la réunion
• présentez un ordre du jour qui comprend des objectifs et des points à traiter lors de la réunion et prévenez que vous n’en déborderez  pas ! D’autres points qui pourront émerger feront  l’objet d’une autre réunion avec les personnes concernées.
• planifiez le temps nécessaire pour traiter chacun de ces sujets, sinon,  des dérapages surviendront fort probablement
• préparez  une séquence d’animation : tour de table, discussions, mise en commun, etc. ;
• commencez à l’heure; la prochaine fois, ils arriveront bien à temps…

Qui est responsable ?

Trop souvent, l’organisation de rencontre se fait sans une délégation claire des responsabilités en ce qui a trait à la préparation et à l’animation… Même les organisations qui valorisent des styles de gestion participatifs s’assurent qu’un individu sera responsable de la préparation et de l’animation de la rencontre, sans quoi la désorganisation s’installe rapidement. Ainsi, le responsable de la rencontre demeure imputable de la préparation et de l’animation, bien qu’il ait toujours le choix de faire ou de déléguer ces activités à des collègues qui auraient de meilleures compétences à ce chapitre. La tenue de réunion est probablement l’un des gestes clés qui demeure le plus aisément générateur de gains en gestion du temps, et ce, généralement, pour les deux motifs suivants :

• le temps investi y est considérable compte tenu du nombre de personnes impliquées
• le niveau de pertinence et de préparation des réunions laisse généralement beaucoup de place à l’amélioration.

Et la suite ?

Trop de réunions se terminent dans le désordre sans qu’aucun suivi ne soit déterminé ni en termes d’actions à entreprendre ni en termes de responsable pour chacune de ces actions.
N’acceptez pas ce type de finale… prenez le temps de clarifier le suivi après chacun des points couverts au besoin et faites-en la synthèse en fin de réunion…
Dites-vous bien que si vous ne le faites pas à ce moment, il faudra le faire plus tard et cela risque de prendre bien plus de temps… Et, au besoin, assurez-vous que tout cela est bien pris en note et qu’un responsable est nommé afin de rédiger le compte rendu.