Êtes vous efficace ou occupé ?

Nous avons tous 24 heures dans une journée. Pourtant, certaines personnes réussissent à accomplir des exploits incroyables avec leur temps alors que d'autres peinent à maintenir un niveau minimum de productivité.
La réponse n'est pas le volume de café ou de Red Bull ingurgité. En fait, le secret est simple. Ceux capables d'accomplir plus sont ceux qui sont qualifiés - que ce soit naturellement ou par la pratique - à faire un travail aussi efficace que possible.
Si vous voulez être plus productif, vous devez devenir plus efficace dans votre travail. Voici comment faire...

Comprendre la différence entre être "efficace" et être "occupé"

Nous sommes tous très occupés, non ? Jetez un oeil à ces visages fatigués et stressés tout autour de vous et vous verrez à quel point les gens sont "occupés".
Mais juste parce que nous sommes occupés ne signifie pas que les choses sont faites efficacement. En comprenant comment ces deux termes clés diffèrent, vous serez en mesure de définir vos priorités et accomplir plus en moins de temps.
Être "occupé" se réfère à avoir un nombre élevé de différentes activités qui occupent votre temps. Vous pouvez être occupé et efficace ou vous pouvez être occupé à bavarder avec vos collègues ou occupé à lire les mises à jour sur tous vos profiles sociaux. Dans ce cas, votre temps est occupé, même si rien de productif est accompli pour votre entreprise.
Être "efficace", d'autre part, se réfère à votre capacité à atteindre un résultat souhaité. Par exemple, si votre objectif est de lancer un nouveau produit ou service dans les prochains mois, perdre son temps sur une des activités décrites ci-dessus ne sera pas utile pour vous aider à atteindre votre objectif.
Maintenant que vous comprenez la distinction entre ces concepts clés, il est temps de commencer à déterminer combien de temps est consacré à ces activités par rapport à un travail efficace ...

Effectuer une analyse de vos habitudes de travail actuelles

La seule façon de déterminer combien de temps est consacré à des tâches productives et efficaces est de mesurer la façon dont vous dépensez votre temps.
Utilisez le processus suivant pour effectuer cette analyse en fonction de vos propres habitudes de travail:
Semaine 1 - Pendant une semaine, il suffit de faire une note de chaque activité que vous faites et combien de temps vous y consacrez. Des outils de suivi des temps comme Yast ou Klok peuvent faciliter cette tâche, mais un simple bloc-notes que vous transportez avec vous tout au long de votre journée de travail suffira. Essayez d'imiter vos habitudes de travail habituelles aussi étroitement que possible et n'essayez pas de changer vos comportements habituels qui pourraient influencer vos résultats.
Semaine 2 - Durant la deuxième semaine, continuer à suivre votre temps, mais marquez vos activités sur une échelle d'efficacité allant de 1 à10, où 10 représente une activité productive et 1 représente, par exemple, une partie de solitaire sur votre ordinateur. Encore une fois, ne portez aucun jugement sur vous-même - prenez simplement des notes objectives sur votre propre efficacité.
Semaine 3 - Dans la troisième et dernière semaine, maintenez le suivi de votre temps et la qualification de l'efficacité de vos tâches mais aussi faire une note de toutes les circonstances qui contribuent à vos périodes les moins productives. Êtes-vous trop fatigué pour bien vous concentrer ? Vous manque-t-il des informations essentielles pour vous permettre de travailler efficacement ? Vos propres objectifs ne sont pas clairs ? Ne vous inquiétez pas sur les solutions possibles - notez simplement les facteurs qui limitent votre efficacité.
Idéalement, à la suite de votre analyse, vous devriez avoir découvert au moins quelques domaines potentiels d'amélioration. A titre d'exemple, si vous remarquez que vous perdez une heure après le déjeuner à regarder des vidéos drôles sur YouTube, c'est une bonne occasion d'utiliser votre temps de manière plus efficace.
Cependant, pas toutes vos périodes peu efficaces auront solutions faciles et évidentes. Dans ces cas, considérer les trois techniques suivantes pour devenir plus efficace :

Trouvez vos moments les plus productifs

Travailler efficacement nécessite de l'énergie et de la concentration. Si vous trouvez que votre analyse montre toujours des périodes efficaces à certains moments de la journée, réservez ces créneaux aux tâches hautement prioritaires. Listez les tâches moins prioritaires, moins complexes que vous pourrez faire tout au long de la journée quand vous n'êtes pas aussi concentré.

Déléguez autant que possible

De faibles scores d'efficacité pourraient indiquer des tâches qui ne sont pas faites pour vous. S'il y a quelqu'un de mieux qualifié pour gérer une tâche de votre liste de choses "à faire", la délégation peut être la stratégie la plus efficace pour l'accomplissement de vos objectifs d'affaires.

Soyez conscient de votre efficacité

Chaque fois que vous faites quelque chose, demandez-vous, "Suis-je efficace ou suis-je occupé ?". Si votre réponse indique que vous n'êtes pas aussi productif que possible, prenez une seconde pour déterminer comment vous pourriez changer votre comportement pour être plus efficace.
Êtes-vous préoccupé par votre efficacité globale ? Si oui, avez-vous pris activement des mesures pour identifier les périodes de travail inefficaces et éliminer le reste ?