Comment établir une politique de médias sociaux

Même si votre organisation hésite à adopter les médias sociaux pour ses avantages commerciaux, il n'en demeure pas moins que cela ne peut être ignoré. Qu'ils soient approuvés par l'entreprise ou non, vos employés, clients, prospects, actionnaires et autres publics clés sont probablement actifs en ligne, et sans établir une sorte de lignes directrices sur les médias sociaux pour leur comportement, vous risquez de nuire à la réputation de votre entreprise.

Une politique de médias sociaux, à la base, est simplement un ensemble de directives à partager avec les employés qui fournit des règles et des règlements clairs pour l'activité en ligne - à la fois pendant et en dehors des heures de travail.

Cependant, comme les médias sociaux ne sont que récemment devenus une force à prendre en compte sur le lieu de travail, de nombreuses personnes (y compris au niveau exécutif) ne savent pas comment aborder cette nouvelle forme de communication. Comment pouvez-vous définir des paramètres qui encourageront les employés à être eux-mêmes et à protéger leur réputation et celle de l'entreprise, sans étouffer les libertés personnelles ?

Vous trouverez ci-dessous un plan en quatre étapes pour développer la politique des médias sociaux de votre entreprise.

Étape 1: Trouvez vos "champions"

Mettre en place un comité, ou une équipe de parties prenantes internes , qui sera impliqué dans le développement et l'approbation de la politique de l'entreprise sur les médias sociaux. Idéalement, ce groupe embrassera les avantages commerciaux des médias sociaux et comprendra: une personne au niveau de la direction, des représentants de plusieurs départements de l'organisation et au moins un des médias sociaux actifs.

Étape 2: Faites vos recherches

Découvrez ce que les gens disent de votre entreprise en ligne en effectuant des recherches sur Google, Facebook et Twitter pour le nom de votre entreprise, les produits populaires et les dirigeants. Vous pourrez également faire appel à une agence spécialisée en eRéputation pour un travail plus profond.

Passez en revue la participation actuelle de l'entreprise aux médias sociaux , tant au niveau individuel qu'au niveau de l'entreprise. Envoyez des sondages internes pour déterminer qui est actif en ligne, sur quels sites et dans quelle mesure. Découvrez où se situe votre organisation sur l' échelle de technographie sociale de Forrester à l' aide de leur outil de profil de technologie sociale .

Consultez les commentaires de blog et de forum du personnel actif, ainsi que les profils Twitter, Facebook et LinkedIn. 

Avez-vous rencontré des drapeaux rouges ? Si vous voyez des commentaires négatifs (de la part de parties internes ou externes) à propos de votre entreprise ou identifiez tout comportement inapproprié des employés, prenez-en note pour vous assurer que de tels cas sont traités dans votre politique.

Étape 3: Profitez des ressources existantes

Il est fort probable que vous ayez déjà des politiques en place concernant le comportement des employés. Alors, pourquoi repartir de zéro? Ce n'est pas parce que la plate-forme est différente que vous dites aux employés quelque chose de nouveau concernant ce qui est considéré comme une activité acceptable ou inacceptable et le partage d'informations. Par exemple:

• Tenez compte du langage utilisé dans le cadre professionnel.
• Tenez compte de toutes les communications d'entreprise et / ou politiques ou procédures juridiques liées aux communications faites par les représentants de l'entreprise et les employés.
• Évaluer toutes les communications internes à ce jour spécifiquement liées à la participation aux médias sociaux, au niveau individuel, départemental ou corporatif.
• Passez en revue toute documentation interne existante et / ou stratégie liée au suivi de l'activité des médias sociaux .

Étape 4: Développez votre politique de médias sociaux

Armé de toutes les informations dont vous avez besoin, il est maintenant temps pour le comité de s'asseoir et d'élaborer les lignes directrices de votre organisation sur les médias sociaux. 

Quelques éléments à considérer:

Commencez par une introduction aux médias sociaux : de quoi s'agit-il et pourquoi l'entreprise y répond.

Énoncez l' objectif de la politique et comment elle s'intègre à celles qui existent déjà.

Présentez 10 à 15 lignes directrices que les employés doivent suivre dans leur comportement en ligne. Une meilleure pratique consiste à se concentrer sur ce qui est approprié plutôt que sur ce qui ne l'est pas , pour garder le ton positif. Les sujets spécifiques à couvrir peuvent inclure:

• Représentation authentique de la marque et de soi : l'importance d'utiliser de vrais noms et le manque de véritable anonymat sur le Web.
• Divulgation, confidentialité et vie privée , telles que: les lignes directrices pour partager les informations de l'entreprise avec le public, qui a le pouvoir de commenter au nom de l'entreprise, et quand il est nécessaire de divulguer les affiliations avec l'entreprise et / ou les clients.
• Avoir un but dans les communications en ligne et apporter de la valeur à la communauté .
• Politiques d' utilisation et de productivité pendant les heures d'ouverture .
• Professionnalisme : s'approprier vos paroles et vos actions et respecter les droits d'auteur.
• Comment les réglementations gouvernementales ou industrielles s'appliquent aux conversations en ligne.
• Comment relever les défis potentiels avant qu'ils ne surviennent, tels que les collègues «amis», les supérieurs et les subordonnés. 

 Adresse plans de surveillance et d' application :

• Déterminez qui est responsable de surveiller le comportement en ligne des employés et ce que cela implique.
• Indiquez clairement les ramifications de l'utilisation abusive et la manière dont les politiques seront respectées .

Envisagez également de partager avec les employés une annexe de ressources qui pourrait les aider à être plus productifs dans leur utilisation des médias en ligne. 

Votre organisation a-t-elle une politique officielle sur les médias sociaux? Quels sont les éléments clés qu'il comprend?