Vous avez probablement déjà ressenti une certaine frustration en fin de journée lorsque vous vous apercevez que vous n’avez presque rien terminé de cette liste des tâches que vous aviez créée le matin même.
Le temps a été employé activement – pourtant la satisfaction associée au travail accompli n’est pas au rendez-vous. Pourquoi ?
Voici quelques erreurs fréquentes :
Lorsqu’on en prend conscience, la le plus gros du travail est fait.
Vous avez de nombreux outils disponibles dont le seul but est de vous aider à créer cette liste. En ce qui me concerne, j'utilise Todoist : ergonomique et gratuit, il vous permettra de gérer facilement les tâches en les hiérarchisant et en les catégorisant
Si un bloc papier peut largement faire l'affaire, ma préférence va aux outils informatiques qui permettent de conserver des notes lisibles et remodelables sur plusieurs jours.
Pour vous aider, vous pouvez employer la matrice d'Eisenhower qui vise à hiérarchiser les tâches comme suit:
Vous pouvez également adapter quelque peu la méthode d’Eisenhower en isolant les tâches avec une vraie contrainte de date de celles sans réelle échéance.
Pour les tâches sans réelle échéance, je me pose ensuite les questions suivantes:
Les réponses permettent d’identifier l’importance des tâches et d’évaluer leur échéance et retenez uniquement les tâches dont les dates sont très proches.
Ce découpage est nécessaire pour affiner le temps nécessaire à la réalisation de la tâche plus globale.
“Envoyer une proposition commerciale au client X” suppose notamment de:
Comme vous pouvez le voir, cette tâche apparemment anodine regroupe une quantité de travail non négligeable. Une fois ce découpage réalisé, identifiez ce que vous pouvez déléguer en vous posant la question suivante : Suis-je le seul à avoir les compétences pour réaliser cette tâche ?.
Retenez les tâches que vous êtes le seul à pouvoir faire.
Pour chaque tâche “unitaire”, essayez d'estimer le temps nécessaire à sa réalisation (en heures). Affinez autant que possible cette estimation. Nous avons souvent plus tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour effectuer une tâche qu'a le sur-estimer. Quand cela est possible, appuyez-vous sur des données passées.
Si une tâche prend plus de 4 heures, demandez vous si vous pouvez identifier une fois de plus des sous tâches.
Maintenant que vous avez une estimation du temps nécessaire, il vous reste à identifier les tâches que vous allez réaliser aujourd’hui.
Une journée de travail comporte entre 8 à 10 heures. Planifiez toujours un peu de temps pour faire face aux imprévus, aux interruptions... Basez-vous donc sur 5 à 8 heures de travail disponibles.
Il serait irréaliste et surtout contre-productif de se fixer une liste dont la somme du temps nécessaire dépasserait cette durée.
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