Augmentez votre productivité avec la matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower - ou méthode Eisenhower - est une méthode utilisée pour organiser les tâches en identifiant leurs priorités.
Toutes les tâches sont évaluées selon les critères important/sans importance et urgent/non urgent et en les mettant dans le quadrant correspondant. Les tâches importantes/non urgentes sont "abandonnées" au détriment des tâches importantes/urgentes qui seront faites immédiatement et personnellement.
Les tâches non importantes/mais urgentes sont déléguées et les tâches importantes/ non urgentes seront reportées et faites personnellement.
Cette méthode aurait été développée suite à une citation du président américain Dwight D. Eisenhower : "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important"
Ce qui est important est de reconnaître que nous devons être en mesure de séparer le bon grain de l'ivraie. Si tout était important, alors rien ne le serait vraiment. Si tout était urgent, alors rien ne le serait vraiment.

Comment utiliser la matrice d'Eisenhower ?

Utiliser la matrice d'Eisenhower est assez simple à condition que vous êtes capable de vous engager à faire une catégorisation radical des tâches. Prenez n'importe quelle tâche et décider si il est urgente ou non. Cela vous aidera à déterminer si c'est une chose pour laquelle vous avez besoin de faire une action immédiatement ou non. Puis décider si c'est important ou pas. Cela vous aidera à déterminer si c'est une chose que vous devez faire vous-même ou si c'est quelque chose que vous pouvez déléguer.
Les tâches prioritaires sont les tâches qui sont à la fois urgentes et importantes. Ces tâches doivent être exécutées personnellement et immédiatement. Toutefois, si vous passez la plupart de votre temps à ces tâches, vous allez simplement "éteindre les incendies". C'est généralement un indicateur que vous êtes réactif et ne prévoyez pas suffisamment votre travail et vos actions à l'avance.
La seconde priorité vient aux tâches qui sont importantes mais pas urgentes. Ces tâches doivent être abordées personnellement, mais pas immédiatement. Vous avez donc besoin de les planifier. Donnez-leur une date de début et une date de fin. Cela vous aidera à construire votre plan d'action. Idéalement, la plupart de vos tâches devrait être dans ce quadrant.
Les tâches en priorité 3 sont les tâches qui sont urgentes mais pas importantes. Elles nécessitent une attention immédiate, mais pas nécessairement de vous. Ces tâches sont généralement les priorités des autres, pas le vôtre. Si possible, essayez de les déléguer, sinon, déplacez-les dans le quatrième quadrant.
Les tâches en priorité 4 sont les tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes. Elles sont (hormis dans le cas d'une impossibilité de délégation comme nous l'avons vu précédemment) souvent une perte de temps. Ces tâches devraient être abandonnées car ils fournissent aucune réelle valeur.

Comment l'utiliser avec les principes de la GTD

La méthode Getting Things Done (GTD) est une technique créée par David Allen pour faire face à un flux écrasant et constant de nouvelles tâches. Cependant, il n'est pas toujours évident de savoir comment agir sur une certaine tâche. La matrice d'Eisenhower peut ainsi être utilisée dans le cadre de la GTD.
Voici une simple correspondance (peut être trop simpliste) que j'utilise entre les deux techniques:

• Les Priorités 1 (tâches importantes et urgentes) sont effectuées immédiatement
• Les Priorités 2 (tâches importantes et non urgentes ) sont déplacées à la liste des tâches planifiées.
• Les Priorités 3 (pas important et urgent) sont déplacées vers sur une liste d'attente.
• Les Priorités 4 (pas important et non urgentes) sont déplacées vers l'archive.

Même si nous arrivons à passer la plupart de notre temps à travailler sur des tâches importantes et non urgentes car nous sommes parvenu à planifier notre travail et que nous travaillons «stratégiquement», nous pouvons parfois être submergé par notre vie quotidienne et nous devons faire face à une requête imprévue. C'est pourquoi il est si important d'utiliser des techniques suffisamment simples pour être efficaces et nous permettre de redémarrer en utilisant à chaque fois que les choses deviennent hors de contrôle.
Les puristes pourraient penser que cette approche est très (trop ?) simpliste, mais elle est idéale du point de vue coût-bénéfice.