Devenez plus productif en masquant certains éléments d’Evernote

Si vous utilisez la version desktop d’Evernote (que ce soit Windows ou Mac), vous avez pu remarquer le degré de sophistication de son interface et les nombreuses fonctionnalités mises à notre disposition.

Malheureusement, il arrive, parfois, que notre attention soit attirée par certains éléments de navigation, la recherche, la mise en forme que le contenu réel des notes enregistrées dans notre compte.

Le principe Keep it Simple, Stupid est une ligne directrice qui préconise de rechercher la simplicité dans la conception et d’éviter toute complexité non nécessaire.

Dans ce sens, il est, je pense, intéressant d’axer l’interface sur la note que nous sommes en train de lire ou éditer plutôt que sur des éléments de menu, des boutons, et… Pour ce faire, nous pouvons agir  principalement sur:

  • Market
  • Les notes relatives
  • Atlas
  • Mots clés

Commençons par faire un peu de nettoyage :

 

Dans la figure ci-dessus, vous pouvez voir le menu « Affichage » d’Evernote pour Mac, mais le même raisonnement et les mêmes commandes peuvent être appliqués à la version Windows.

Pour ma part, je n’active pas les Tags, l’Atlas et le Market. La sidebar d’Evernote ne contient que ce dont j’ai besoin pour mes tâches quotidiennes. Je dispose de quelques raccourcis vers ma boîte de réception (le carnet où je collecte tout ce pour quoi je veux garder une trace), une recherche enregistrée pour afficher rapidement les actions que j’ai à faire et un carnet ‘À Lire’ regroupant les articles que je souhaites lire.

Ayant actuellement des problèmes de synchronisation avec Evernote, je garde la barre d’outil active, mais en temps normal, je la masque également.

Ces petits riens ont pourtant un impact relativement important en fonction de votre utilisation d’Evernote. Ne serait-ce que pour éviter de cliquer sur l’icône de notification qui s’active dès qu’une mise à jour se produit.

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Evernote – Devenez une star du X

L’utilisation des carnets et des tags est l’un des grands débats parmi les utilisateurs d’Evernote. Si vous n’êtes pas familier avec l’usage des tags, cette fonction vous donne la possibilité d’ajouter un mot-clé à une note en vue de la classer et de la rechercher ultérieurement.

Certains préfèrent créer des carnets pour segmenter les sujets et utilisent les tags avec parcimonie. D’autres cherchent à avoir moins de carnets et utilisent les tags comme une façon de chercher et de trier des sujets dans ces carnets. Comment trouver la bonne façon de procéder ? Est-ce qu’une méthode est plus adaptée en fonction des problèmes que nous essayons de résoudre ? Probablement. Depuis que j’utilise Evernote, je pense qu’il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon d’utiliser Evernote. Cela à sûrement contribué au succès de cet outil.

Evernote et les tags

Bien évidemment, j’ai rencontré d’énormes problèmes avec le modèle de tagging. Actuellement dans ma base de données, je peux trouver plusieurs centaines d’étiquettes et certaines d’entre elles sont associées à une poignée de notes (voire une seule pour de rares cas).

Les informations sont partout. Notre processus de capture perde de sa puissance lorsque nos systèmes sont inondés d’informations que nous ne pouvons pas traiter et organiser correctement.

Mon « passé » de référenceur est sans doute la raison pour laquelle j’aime utiliser des mots clés pour tagguer les notes. Mais, comme pour Google, ces mots clés, ces tags, deviennent obsolètes à partir du moment où nous en abusons.

Moins d’organisation, plus de recherche

Ce qui importe réellement, c’est la possibilité de trouver efficacement le contenu créé, non le nombre de tag présents dans votre compte Evernote. En ce sens, un système de tagging comme celui introduit par Twitter et repris par Facebook semble une option très intéressante. Reconnu et utilisé par tout le monde, ce système de tagging permet de tagguer le contenu et non la note. D’une certaine façon, cela rendra la recherche d’autant plus efficace dans la mesure où nous ne serons plus « pollués » par les notes qui contiennent le mot recherché par pur hasard. A la place, nous ne verrons que les notes volontairement tagguées « #Evernote ». En effet, bien que la technologie OCR d’Evernote ne soit pas parfaite, elle est largement suffisante pour obtenir des résultats de recherche d’images pertinentes. Dans certains cas cela s’avère très utile. Dans d’autres, nous n’en avons pas besoin.

Pourquoi le X ?

Le temps investit pour survoler le contenu de la note et y ajouter le symbole sera largement rentabilisé lors de vos recherches. Pour plus d’efficacité, principalement pour les notes prise depuis le smartphone, j’ai remplacé le # de Twitter par un X, facilement accessible sur le clavier par défaut (nul besoin d’afficher les touches ‘spéciales’)

De cette façon, vous pourrez limiter les tags pour des usages plus globaux afin de segmenter les différentes notes au sein d’un carnet et créer votre système de tagging pour les besoin de recherche. Bien évidemment, vous pouvez remplacer le X par la lettre ou le symbole de votre choix.

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Simplifiez vos projets, optimisez votre temps

Si je disposais de six heures pour abattre un arbre, je consacrerais les quatre premières heures à aiguiser ma hache – Abraham Lincoln

J’aime cette citation d’Abraham Lincoln que mon partenaire me rappelle souvent car elle rappelle l’importance de la préparation et de la planification.

Dans le but de maximiser son temps et simplifier ses projets, il est primordial de se préparer et de planifier les grandes lignes. Ainsi, si la tâche à accomplir est de couper un arbre, alors vous aurez besoin d’avoir une hache bien aiguisée.

De même, si vous voulez maximiser votre temps, vous devez apprendre à simplifier votre projet. C’est exactement ce qu’il se passe en planifiant davantage. Je ne vous dis rien que vous ne savez pas déjà. Cependant, de nombreuses personnes recherchent des conseils et autres tactiques sur la façon de simplifier leurs projets afin de maximiser leur temps.

Nous avons tous ressenti, à un moment ou à un autre, que nous avions un projet si massif que nous ne savons pas vraiment par où commencer. Tout ce que nous voulons faire est de simplifier le projet pour être en mesure de travailler aussi efficacement que possible et de maximiser notre temps.

Comment simplifier votre projet

Simplifier votre projet réside à enchainer une série d’étapes qui vous aideront à mettre en place un plan pour éviter – autant que possible – les catastrophes et, ainsi, travailler plus efficacement.
Prêt à maximiser votre temps ? Jetons un coup d’oeil à chacune de ces étapes :

Définissez votre projet

Il s’agit de la partie la plus importante et il est facile de s’y attaquer en décomposant tous vos projets en trois questions:

  1. Quel est le projet ?
  2. Pourquoi le faites-vous ?
  3. Quel est votre objectif final ?

Avoir une compréhension globale du projet lui-même ainsi que son objectif final à l’esprit est important. Si vous n’avez pas un objectif clair, comment allez-vous recueillir des données mesurables du projet ? Sans données mesurables, vous ne saurez jamais si ce que vous faites en vaut la peine ou pas (que ce soit sur le retour sur investissement ou autre).

Découpez votre projet en morceaux

Regardez votre projet comme un puzzle divisé en plusieurs pièces pouvant être assemblées par étapes progressives. D’abord, vous allez trier les pièces à bords droits. Parallèlement, vous pouvez faire un tri de couleur… Ensuite, vous pouvez commencer à assembler le contour. Ce dernier fixera, au départ, la surface à travailler.
Aucun projet – puzzle ou autre – ne peut se faire efficacement si vous essayez de vous attaquer à plusieurs étapes à la fois.

Simplifiez vos projets

Découper votre projet en plusieurs morceaux vous permet d’envisager les étapes progressives plutôt qu’une masse – à priori – insurmontable dans son ensemble.
Cela enlève le côté insurmontable et vous aide à réaliser que les petits morceaux sont beaucoup plus facile à gérer quand vous les abordez individuellement.

Identifiez les dépendances

Identifier les dépendances vous empêche d’être à mi-chemin d’une tâche et réaliser que vous étiez censé avoir certaines informations.

Fixez vous des délais

Définissez, pour chacune de vos étapes, un calendrier d’exécution ainsi que différents points de contrôle tout au long du processus.
Si vous n’êtes pas sûr du temps nécessaire pour une tâche spécifique, prévoyez une fourchette raisonnable. Cette ‘fourchette’ ne devrait pas excéder quelques jours ou une semaine tout au plus.

Mesurez vos progrès

Mesurer votre progression à chaque étape de votre projet permet de garder tout le monde sur la même page. Si vous travaillez avec une équipe, il peut s’agir de code couleur (en attente, en cours ou terminée), ou un pourcentage de complétion.

Un outil de gestion de projet en ligne peut vous être utile, nous y reviendrons dans un instant.

Demandez de l’aide

Si vous rencontrez une tâche qui nécessite une expertise que vous n’avez pas, demandez de l’aide. Selon le projet, il existe plusieurs ressources en ligne qui peuvent vous aider à trouver des assistants virtuels ou d’autres experts pouvant vous aider à distance.

Ainsi, si vous êtes à la recherche de quelqu’un pour découper une maquette, détourer une image, traduire une ressource… vous pouvez essayer Fiverr, le principe du site est d’acheter des services pour 5 dollars US. Il regorge de bon plan. La qualité peut varier en fonction du sérieux et du standard de la personne avec qui vous travaillez mais j’ai pu trouver d’excellents ressources.

oDesk s’avère également être une excellente ressource où vous pouvez trouver quelques experts pour vous aider à certaines étapes de votre projet. Internet nous offre des ressources illimitées – utilisez-les !

Comment garder une trace de tout cela ?

Il y a de nombreuses options pour cela. De la simple feuille de calcul Excel où vous pouvez mettre en place les différents morceaux de votre projet avec leurs dépendances, leurs deadlines, leurs statuts… à des options en ligne comme Trello etc…

Certains projets peuvent être conséquents. Mais quand vous prenez le temps de définir votre projet, votre objectif final, que vous le découpez en plusieurs étapes plutôt que d’essayer de vous y attaquer de front, que vous demandez de l’aide au lieu de perdre du temps sur quelque chose que vous ne savez pas faire, alors ces projets deviendront beaucoup plus facile à gérer et vous optimiserez votre temps.

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Comment créer très facilement des visuels pour vos profils sociaux

Créer des visuels pour les différentes pages Facebook ou autre est l’une des partie les plus importantes en ce qui concerne l’impact visuel de vos profils. J’ai une vieille licence Photoshop mais je ne suis pas designer. Si je comprends le principe des calques et autres, je dois avouer que je suis relativement vite frustré lorsque je dois faire quelques visuels simple pour mes clients.

C’est pourquoi j’étais constamment à la recherche d’une solution simple et pas chère pour combler ce besoin. C’est chose faite avec FacebookPage Maker. Malgré son positionnement clairement axé sur Facebook, la capacité de définir une taille personnalisé permet de créer des visuels pour les comptes Twitter, Pinterest ou encore YouTube.

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En quelques clics, il est possible d’importer ses propres images (logos, backgrounds etc…). A peine sortie de sa version beta, FPMaker permet de donner un look professionnel à vos profils sociaux sans faire appel à un graphiste. De nombreuses ressources sont régulièrement ajoutées et pour une vingtaine d’euros (un système d’affiliation devrait voir le jour), le rapport qualité/prix est plus que correct.

Pour ma part, je l’utilise désormais pour créer les couvertures Facebook pour mes clients, pour les visuels de certains mailings et pour illustrer certains articles de blogs.

Je devrais avoir la possibilité d’offrir 5 comptes gratuitement aux abonnés de notre newlsetter.

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Optimisez vos efforts marketing en augmentant votre productivité

Quel que soit notre domaine d’activités, nous cherchons à être plus productif. Nous voulons tous être plus efficaces dans nos vies. Nous cherchons des moyens innovants pour être plus productifs, et c’est précisément ce que certains services en ligne nous permettent.
Alors que le contenu est et restera un des éléments les plus importants dans tout effort de marketing, il est important d’utiliser des outils qui nous permettent d’être aussi efficace que possible.

Voici quelques services qui contribuent à nous rendre plus productif dans nos efforts marketing.

Feedly

Feedly
Beaucoup de gens avaient l’habitude d’utiliser Google Reader comme lecteur de flux RSS, mais quand Google a décidé de le fermer l’année dernière, de nombreux utilisateurs ont du chercher une alternative . Feedly en fut un de choix.

Feedly est devenu l’outil de remplacement par excellence de Google Reader. Offrant de nombreuses fonctionnalités similaires à celles offertes par Google Reader,  Feedly permet aux utilisateurs de lire le contenu de divers flux RSS à travers une interface pratique. Si vous êtes un lecteur avide, Feedly vous sera d’une grande utilité pour gagner du temps. Une des autres grandes qualité de Feedly est qu’il offre une grande variété d’outils de partage. Si vous êtes un abonné pro, vous pouvez enregistrer des articles directement dans Evernote via l’application et le site Web. Vous pouvez également enregistrer des articles directement dans votre application de lecture préférée, comme Pocket ou Instapaper .

Pocket


Si vous utilisez un service comme Feedly , vous trouverez probablement qu’il est vraiment facile de se laisser submerger par le volume du contenu livré. D’autant plus si vous êtes comme moi et que vous vous abonnez à des centaines de flux RSS (que ce sit via Feedly ou un autre service d’ailleurs). Le contenu devient si important qu’il est impossible de pouvoir tout lire lorsqu’on le souhaite.
Pocket est un service gratuit qui vous permet de sauvegarder le contenu que vous souhaitez lire plus tard. En fait, Pocket était baptisé « Read It Later ». Un service vous permettant d’enregistrer le contenu que vous souhaitez visualiser à un moment plus opportun. Par contenu je veux évidemment dire des articles mais aussi des images et de la vidéo..

Buffer


Un des éléments clés du marketing sur les médias sociaux est d’être capable de partager du contenu pertinent pour son public. La plupart des gens n’ont pas la capacité (temps) ou les moyens (ressources) d’être en ligne à tout instant pour publier des mises à jour. C’est là que Buffer entre en jeu.
Buffer vous permet de stocker des articles, des liens, des images et de les publier à des intervalles configurés sur vos différentes plateformes sociales.

Zapier

Si IFTTT est plus populaire, Zapier peut s’avérer être une alternative intéressante pour ceux qui aiment découvrir et tester de nouvelles choses. En effet, Zapier est un moyen facile de raccorder les différents outils que nous pouvons utiliser dans notre quotidien grace à des recettes « les Zaps ».

 

Si vous êtes un consommateur de contenu, ou un professionnel du marketing, vous ne manquerez pas de voir que ces applications vous permettront de gagner un temps précieux tout au long de la journée.

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